SOLUSI DIGITAL

Mengapa Harus Digital?

Masih ragu apakah harus menyimpan dokumen tetap di Filing Kabinet yang  bertumpuk itu, ataukah bermigrasi ke data digital sepenuhnya? berikut ini  kami gambarkan benefit dari segi fisik dan finansial bagaimana data digital  memberi perusahaan anda efisiensi tinggi.
Kita tahu bahwa dokumen yang dicetak oleh semua staf di kantor ada yang  untuk kepentingan arsip masing-masing staf, masing-masing departemen maupun  masing-masing cabang. Dengan 1 dokumen yang membutuhkan banyak approval, biasanya di tiap bagian secara refleks akan mengcopy dokumen yang telah ditandatangani untuk keperluan arsip. Karena jika terjadi masalah dengan persetujuan tersebut, staf yang bersangkutan dapat menggunakannya sebagai barang bukti.
Namun akibatnya, dokumen semakin menumpuk untuk 1 aplikasi perijinan. Sehingga di tiap departemen ada copy dokumen yang sama. Bayangkan hal ini terjadi setiap saat dengan kantor anda yang mempunyai puluhan bahkan ratusan cabang….hari gene mikirin yang beginian…???Capek de….
Mari kita lihat ilustrasi berdasar perhitungan riil berikut ini:
Tampak bahwa rata-rata 1 GB Harddisk mampu menampung 64.000 (wow…enam puluh empat ribu) halaman word atau 100.000 halaman email. Juga dapat menampung 17.000 hingga 20.000 file gambar. Sedangkan Harddisk Komputer jaman sekarang, rata-rata sudah diatas 80 GB, yang artinya mampu menampung 8 juta halaman email…..hemmmh, mau terus pake paper document? Lalu mau disimpan dimana jutaan halaman dokumen itu? Filing Kabinet? Berapa jumlah Filing Kabinet yang dibutuhkan katakan misalnya untuk dokumen yang bisa disimpan dalam 1 komputer? Silakan hitung sendiri, tapi hasilnya tidak akan jauh berbeda dengan tabel dibawah ini:

Sebagai gambaran:

•Jika anda men-scan 2.740 lembar kertas setiap hari
•Selama 7 hari seminggu, 30 hari sebulan
•Dalam setahun anda akan menyimpan 1.000.000 lembar,  ini berarti bahwa anda memerlukan tambahan 50-60 filing cabinet 4 laci dalam setahun, sementara,
•Harddisk 1 Terabyte akan habis dalam waktu 20 tahun
Masih kurang puas dengan angka-angka tersebut diatas, coba lihat keuntungan-keuntungan Digital Document bagi perusahaan anda:
Keamanan document lebih terjaga
        Security by user authority
        Tidak ada lagi data yang tercecer
Tidak ada lagi data yang diakses oleh orang yang tidak berhak
        Audit report untuk document access
        Keamanan document dari umur / kebakaran / banjir
Waktu pencarian document lebih cepat
        Fact : Biaya pencarian document
        30% waktu kerja * Rp.900rb * 12 bln = Rp. 3,24 jt/thn/org
        Kepuasan pelanggan meningkat
Menghemat biaya penyimpanan document
        Filling cabinet = ± 20.000 lembar = ± Rp.3 jt
       1 Terabyte = 21 jt lembar (Tiff/Pdf, 50Kb, B/W)
       1 Terabyte = 1048 filling cabinet = Rp.3,144 M (beli filling Cabinet)
Menghemat tempat penyimpanan document
        1 Filling cabinet = ± 500 x 1000mm
         Biaya sewa tempat 1 m² = ± Rp. 2 jt /bln = 2 Filling cabinet
         1 Terabyte = 1048 cabinet = Rp.1,048 M/bln (sewa tempat)
         Ruangan arsip dapat digunakan untuk ruang kerja / praktek.
Itu semua adalah keunggulan dan keuntungan jika kita bermigrasi ke data digital. Tentu saja, semua perkantoran tetap membutuhkan data paper untuk keabsahan data orisinil, namun dengan beralih ke data digital, maka tidak perlu semua data disimpan dalam bentuk kertas kerja.

Saya kira anda sudah mulai tertarik dengan keuntungan yang ditawarkan oleh Digitalisasi Data  ini. Pada kesempatan berikutnya, kita akan membahas mengenai teknik dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendigitalisasikan dunia anda, tempat kerja anda, rumah anda, kantor anda, pabrik anda, koperasi anda bahkan sekolah anda…..kami akan meluncurkan layanan untuk membantu anda memasuki dunia digital secara bijaksana baik secara gratis maupun dengan anggaran yang disesuaikan dengan kemampuan. Kirimkan saja pertanyaan anda pada komentar berikut, atau bisa juga dengan mengirim email jika panjang ke asanirwana@gmail.com.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: