FITUR UTAMA

Peralatan-peralatan Pendukung Digitalisasi

Sebagai bagian dari proses digitalisasi, yang merubah dokumen tercetak menjadi data softcopy, tentunya ada peralatan-peralatan pendukung untuk melaksanakan proses tersebut. Jenis peralatan yang dibutuhkan misalnya:

1. Scanner atau mesin printer/copier yang dilengkapi scanner
2. Program solusi dokumen untuk penanganan dokumen
3. Komputer untuk pengaturan antar-muka atau menyusun dan menata dokumen
4. Server/Harddisk atau peralatan penyimpan data lainnya
ini adalah peralatan 4 SEHAT solusi dokumen, jika ditambahkan dengan nomor;
5. Jaringan LAN (Optional)
maka peralatan pendukung tersebut lengkap menjadi 5 SEMPURNA.
sekarang, mari kita bahas satu-persatu peralatan tersebut.
1. SCANNER

Mesin ini untuk “memotret” dokumen biasanya hard copy berupa dokumen kertas atau media lain (photo, desain kalkir, buku dll)dan mengubahnya menjadi dokumen soft copy atau dokumen digital, atau biasa disebut file. Scanner yang baik bukan saja yang punya resolusi cukup untuk menyimpan dokumen secara detail. Tetapi juga melakukannya dalam waktu yang cukup cepat sehingga tidak membuang waktu. Lucu juga kalau kita bermaksud mengurangi biaya penyimpanan dokumen, tetapi harus menambah biaya listrik karena scanner yang digunakan membutuhkan waktu berjam-jam.
Sekarang, sudah banyak printer dan mesin photocopy yang dilengkapi scanner, beberapa copier yang hitam-putih, bahkan dilengkapi dengan scanner warna. Jadi, meskipun hanya mampu mengcopy dan print dalam hitam-putih, namun bisa menghasilkan dokumen warna dari scannya. Kelebihan lain dari copier atau mesin fotokopi adalah ukurannya yang biasanya mencapai standar A3. Berarti bahwa banyak dokumen besar yang dapat ditampung dalam sekali scan. Juga buku selebar A4 bisa discan 4 kali lebih cepat karena scannernya bisa langsung scan 2 halaman sekaligus bolak-balik (ukuran A3).
Beberapa type utama mesin Sharp yang mampu mendukung scanning dokumen secara maksimal adalah:
Low Speed:
AR-203E, AR-5316, AR-5516, AR-161, AR-206, AR-5520,MX-160D, MX-200D
Middle Speed:
MX-258N, MX-318N, MX-363N, AR-M420U, AR-M450U/N, AR-M451U, MX-453N
High Speed:
MX-M550U/N, MX-M503N, AR-620, MX-M850N, MX-M950N, MX-M1100N
Color MFP:
MX-2300U/N, MX-2301N, MX-2600N, MX-3100N, MX-4100N, MX-4501N, MX-5501N, MX-7001N, MX-1100N.
Dari type-type diatas, hanya AR-203E yang tidak mampu melakukan pekerjaan pada ukuran A3, karena hanya terbatas pada A4 atau Folio saja.
2. PROGRAM SOLUSI DOKUMEN

Sharp mempunyai beberapa program solusi dokumen mulai dari sistem penyimpanan, maupun sistem alur kerja/approval. Untuk solusi penyimpanan dokumen, setiap pembelian mesin Sharp, kini dilengkapi dengan paket dokumen yang sangat powerful bernama SHARPDESK. Artinya, dengan membeli 1 mesin fotokopi sharp yang dilengkapi scanner, maka sebenarnya anda tidak lagi membeli mesinnya saja, namun juga mini system untuk penanganan dokumen personal. Karena sharpdesk mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang meliputi penyimpanan, searching, indeks, menggabungkan bermacam jenis file menjadi 1 dokumen kerja, hingga mengkonversi file ke format dokumen yang berbeda, maupun mengkompres atau menyusutkan ukuran file menjadi lebih kecil sehingga dokumen mudah dipindahkan, disimpan ataupun dikirim lewat surat elektronik/email. Untuk lebih jelas mengenal Sharpdesk,
2b. Redmap
Kalau Sharpdesk adalah solusi penanganan dokumen personal, yang hanya menangani data pada 1 komputer personal, maka penanganan data yang lebih luas dan besar dapat menggunakan program khusus yang didesain untuk mesin Sharp yaitu REDMAP.
Redmap menangani dokumen besar dan batasannya hanyalah kapasitas server data. Pada Redmap, mesin Sharp yang dilengkapi arsitektur Sharp-OSA mampu melakukan Scan dokumen dan langsung menyimpannya ke server tanpa bantuan perantaraan PC. Dengan demikian, Mesin fotokopi Sharp yang dilengkapi OSA, sangat cocok dengan Redmap yang powerful. Untuk memahami tentang bagaimana Redmap bekerja, silakan klik disini…
QUICKFLOW adalah solusi penanganan dokumen lain yang terafiliasi dengan Sharp. Jika Sharpdesk dan Redmap menangani penyimpanan dokumen, maka Quickflow menangani dokumen yang bergerak dari satu proses menuju proses lainnya. Gambaran dokumen bergerak dalam alur kerja misalnya dalam proses aplikasi pengajuan kredit. Data atau dokumen dari pemohon, diproses oleh sales counter atau marketing, kemudian disurvey on the spot dan hasilnya masuk proses analisa kredit. Untuk ukuran atau besar kredit tertentu, dokumen ini masih harus melewati lagi proses perijinan mulai dari kepala/supervisor kredit, kepala cabang hingga pengambil keputusan di kantor pusat. Quickflow menangani proses-proses itu melalui distribusi dokumen secara elektronik, sehingga setiap pelaku yang terlibat, tidak perlu lagi menunggu dokumen paper hadir di atas mejanya untuk ditandatangani. Quickflow juga menghindari pemborosan kertas, karena setiap bagian tidak perlu lagi menyimpan copy dari dokumen yang telah disetujui di bagian masing-masing sebagai barang bukti. Bahkan quickflow memungkinkan pengambil keputusan memberikan persetujuan jarak jauh sehingga pelanggan tidak perlu menunggu terlalu lama untuk mendapatkan persetujuan dari setiap pengambil keputusan.
2d. Lembar Jawaban Komputer (LJK)
Masih ingat dengan ujian-ujian sebangsa UNAS (Ujian Nasional/UN), atau ujian jadul seperti UMPTN maupun SIPENMARU? Ada kesamaan dalam ujian-ujian tersebut, yaitu Kertas Jawaban yang diisi biasanya dengan pensil 2B yang berisi lingkaran-lingkaran atau elip yang harus dipilih 1 dari 4 atau 5 jawaban dengan cara dihitamkan. Cara ini memang tidak praktis bagi peserta ujian, namun dengan dilakukan secara serentak, maka jadi masalah bagi sang pemeriksa ujian untuk memeriksa lembar jawaban dan memberi nilai dalam waktu yang relatif singkat. Karena itu, biasanya ujian semacam itu diperiksa melalui program scanner kualitas tinggi yang langsung menganalisa dan memberikan penilaian. Kini, bahkan lebih banyak lagi bidang-bidang yang membutuhkan Lembar Jawaban Komputer untuk keperluan sehari-hari. Salah satunya tentu saja tidak jauh dari masalah Ulangan Umum, namun kini dalam skala yang lebih kecil seperti ujian/ulangan harian. Atau aplikasi lain untuk pencatatan meter listrik maupun lembar-lembar jawaban lainnya. Karena itulah, Sharp kini diberikan kemampuan melalui penambahan optional khusus untuk dapat melakukan program penilaian Lembar Jawaban Komputer ini. Untuk lebih jelas memahami program ini, silakan klik disini…
3. KOMPUTER
Sepertinya hal ini tidak perlu dibahas lebih dalam disini, karena pertama, ntar saya dianggap melangkahi pihak-pihak yang berkompeten dalam hal ini, dan kedua, siapa sih yang hari gini belum pernah pegang komputer? Jadi selama anda sudah tersedia komputer dengan spesifikasi minimal sudah Windows XP, RAM mencukupi dan Harddisk minimal 40GB, maka siapkan diri untuk melaju ke tahap berikutnya; Server/Harddisk.

4. PENYIMPAN DATA

Sama seperti pada Item nomor 3 diatas, masalah Server maupun Harddisk adalah ranah orang IT, sehingga disini tidak dibahas lebih jauh. Namun, terkait dengan Item nomor 1 mengenai Scanner, kami akan coba bahas mengenai beberapa type mesin Sharp yang sudah dilengkapi harddisk untuk menyimpan dokumen digital. Beberapa type seperti MX-2600N sudah dilengkapi dengan harddisk  80 GB sehingga dapat menyimpan hingga 5500 gambar. Rasanya sudah lebih dari cukup untuk menyimpan gambar-gambar pribadi hingga usaha kecil menengah.

5. JARINGAN (LAN/WAN)

Keempat komponen diatas sebenarnya sudah cukup untuk proses migrasi digital bagi usaha anda. Namun, jika meliputi satu perusahaan besar dengan banyak user, tentunya tidak efisien jika masing-masing punya dokumen digital tersendiri. Untuk itu, suatu sistem penyimpanan data digital terintegrasi mutlak diperlukan untuk melayani puluhan, ratusan hingga ribuan pengguna data digital sehingga dapat menghemat ruang penyimpanan data digital dan pada akhirnya memangkas biaya pembelian komponen seperti server, harddisk dan sebagainya.
Mesin-mesin Sharp terutama yang berjenis MX-xxxN, dimana kode “N” pada digit terakhir menandakan Network, sudah dilengkapi kemampuan untuk beroperasi pada jaringan baik skala menengah maupun skala besar. Sharp melengkapi diri untuk beroperasi dalam jaringan dari segi keamanan data, akses user dan keamanan lain. Sehingga mesin-mesin Sharp adalah mesin yang unggul untuk bekerja dalam jaringan yang penuh yang berpotensi mengalami masalah pada keamanan data.

Demikian peralatan pendukung digitalisasi sudah dibahas secara ringkas. Jika anda mempunyai rencana untuk bermigrasi ke data digital tanpa harus berinvestasi mulai dari nol dan menggunakan aset serta sistem yang telah ada, silakan hubungi kami by email atau sms ke nomor kami. Semoga kami dapat membantu anda untuk bertindak bijaksana.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: